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Die Besprechungskultur zu optimieren, ist ein entscheidender Schritt für Organisationen, um ihre Effizienz zu steigern, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen und letztendlich bessere Ergebnisse zu erzielen.
Viele von uns, besonders Führungskräfte, befinden sich tagtäglich in einer Vielzahl von Meetings. Doch selten sind diese zielführend oder ökonomisch geplant. Zumeist erleben wir uns Besprechungen, in denen ausschweifend gesprochen wird, das eigentliche Thema aus dem Fokus gerät und es einfach keinen klaren roten Faden gibt. Kein Wunder, dass die meisten von uns Besprechungen als zeitraubend, ineffizient und frustrierend erleben. Dabei wissen wir inzwischen, dass eine schlechte Besprechungskultur nicht nur die Produktivität beeinträchtigen, sondern auch die das Wohlbefinden und die Leistungsbereitschaft von Mitarbeitenden negativ beeinflussen kann.
Wenn wir jedoch bestrebt sind ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das Effizienz, Gesundheit und Produktivität fördert und das Unternehmen entschieden voranbringt – kann es Sinn machen, die eigene Besprechungskultur genauer unter die Lupe zu nehmen und ggf. nachzujustieren.
Darum fehlt es den meisten an einer produktiven Besprechungskultur
In vielen Unternehmen herrscht zumeist eine ungünstige Besprechungskultur vor. Dies kann zu einem daran liegen, dass Unternehmen gern an traditionellen und nicht mehr ganz zeitgemäßen Denkstrukturen festhalten oder ihnen schlicht das Wissen fehlt, in wie fern Besprechungen unnötig Zeit, Geld und Produktivität kosten können. Manchmal kann es auch einfach daran liegen, dass Verantwortliche selbst ein schlechtes Zeitmanagement besitzen und Meetings ineffizient und viel zu lang durchführen.
Weitere Gründe einer ineffektiven Besprechungskultur sind:
Fehlende Vorbereitung: Besprechungen werden ohne klar definierte Ziele oder ohne Agenda durchgeführt. Das führt häufig zu Gesprächen und Diskussionen, die leicht vom Thema abweichen. Eigentlich wichtige Themen werden zumeist nicht mehr behandelt.
Ungleichgewicht bei der Teilnahme: Manchmal erleben wir, dass Personen an Besprechungen teilnehmen, die nicht unbedingt relevant für das Thema sind, nicht die nötigen Informationen haben oder zu viel Redezeit einnehmen. Dies kann zu Zeitverschwendung führen und die Effizienz der Besprechung z.T. erheblich beeinträchtigen.
Mangelnde Moderation: Wer Besprechungen ohne Moderation durchführt riskiert ausschweifende Gespräche und die Missachtung wichtiger Punkte. Ein effektiver Moderator ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Besprechung einem roten Faden folgt und alle Teilnehmer gehört werden.
Fehlende Follow-up-Maßnahmen: Häufig werden in Besprechungen Entscheidungen getroffen oder Themen diskutiert, ohne dass währenddessen klare Follow-up-Maßnahmen festgelegt werden. Dadurch können wichtige Themen untergehen oder Entscheidungen nicht umgesetzt werden.
Zu viele Besprechungen: Manchmal blickt man auf seinen Timetable und verliert fast den Überblick, vor lauter Besprechungen. Studien zeigen, dass selten alle Besprechungen erforderlich und zielführend sind. Zu viele Meetings können wieder Zeitverlust und Einbußungen der Produktivität bedeuten.
Effektive und erfolgreiche Gesprächskultur: So sparst Du Zeit und Ressourcen
#1: Klare Kommunikation: Vermittle den Teilnehmenden ganz klar, was von ihnen verlangt wird und welche Bedeutung Besprechungen haben. Bereite für jede Besprechung eine Agenda vor und lasse sie den Teilnehmenden zukommen, damit alle wissen, worum es geht.
#2 Teilnahme fördern: Ermutige die Teilnehmenden aktiv dazu, sich an der Besprechung zu beteiligen. Signalisiere Offenheit und konstruktiven Austausch, in dem Du den Teilnehmenden kommunizierst, dass sie frei sprechen , Ideen austauschen und auch Bedenken äußern können.
#3 Effektive Moderation: Am besten Du bestimmst im Rotationsmodus, wer die Rolle des Moderators übernimmt, so dass alle Teilnehmenden einmal drankommen und Du nicht selbst immer in der Verantwortung stehst. Der Moderator hat dabei die Aufgabe die Besprechung zu leiten und sicherzustellen, dass alle Punkte der Agenda behandelt werden. Des Weiteren hat er darauf zu achten, dass Diskussion zielführend gelenkt und alle Teilnehmenden gehört werden.
#4 Zielgerichtete Diskussionen: Bestimme ganz klar das Ziel der Besprechung und sorge dafür, dass Gespräche davon nicht allzu sehr abweichen.
#5 Richtiges Zeitmanagement: Plane die Besprechungen sorgfältig, um sicherzustellen, dass genügend Zeit für eine gründliche Diskussion vorhanden ist, aber auch dass die Besprechung nicht länger dauert als wirklich nötig. Respektiere die Zeit der Teilnehmenden und halte Dich an den Zeitplan.
#6 Nachbereitung und Follow-up: Fasse am Ende jeder Besprechung die wichtigsten Punkte und Vereinbarungen zusammen und teile Sie allen Teilnehmenden mit. Stelle sicher, dass alle vereinbarten Maßnahmen ergriffen werden und dass Verantwortlichkeiten klar definiert sind.
Dir selbst fällt noch ein weiterer Punkt ein oder Du willst noch mehr an der Kommunikationskultur im Unternehmen arbeiten? Dann finde nützliche Inspirationen in meinen weiteren Beiträgen:
