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Delegieren und „Nein“-sagen zu können ist eine wichtige Führungsfähigkeit. Als Führungskraft müssen wir das richtige Gleichgewicht finden, um effizienter zu arbeiten und gleichzeitig unsere Mitmenschen anzuleiten.
Hier erhältst Du einen Einblick in die Kunst des Delegierens und erfährst, wie Du effektiv „Nein“ sagst, um Prioritäten setzen und Deine Zeit optimal nutzen zu können. Ich teile mit Dir meine besten Tipps und Tricks, sowie Beispiele für eine vorteilhafte Kommunikation im Geschäftsumfeld.
Aufgaben delegieren als Allheilmittel?
Delegieren bietet Dir als Führungskraft und Deinen Mitarbeiter*Innen gleichermaßen -zahlreiche Vorzüge. Auf der einen Seite ermöglicht es Dir als Führungskraft, Deine Arbeitslast zu reduzieren und die Effizienz zu steigern, während es auf der anderen Seite Deine Mitarbeiter*Innen dabei unterstützt, ihre Fähigkeiten auszubauen. Durch eine effektive Delegation kannst Du nicht nur die berufliche Entwicklung fördern, sondern auch als Leistungsträger*in identifiziert werden.
Welche Aufgaben lassen sich delegieren?
Die Fähigkeit, erfolgreich zu delegieren, zeugt von gutem Führungsverhalten und ermöglicht echten Mehrwert für alle Beteiligten. Indem Du Verantwortung abgibst, zeigst Du Vertrauen in Deine Mitarbeiter*Innen und schaffst Raum für neue Ideen und Herangehensweisen.
Gleichzeitig gibst Du den Beauftragten die Möglichkeit zu wachsen und dazuzulernen, was langfristig die Belastung der Delegierenden reduziert. Es ist wichtig, spezialisierte Aufgaben und Routinejobs abzugeben, sowie alles, was nicht zwingend Deine persönliche Präsenz erfordert. Dazu gehören beispielsweise Vorentwürfe, Termine und Zuständigkeiten.
Hochrisikoentscheidungen, vertrauliche Themen, Krisenmanagement, ebenso Mitarbeiter-*Innenmotivation und -Führung solltest Du jedoch nicht delegieren. Indem Du diese Regeln befolgst, kannst Du erfolgreich delegieren und das Beste aus Deinem Team herausholen.
Allerdings ist das Delegieren nicht immer einfach und erfordert spezifische Fähigkeiten. Doch wie bei jeder anderen Fertigkeit auch, kann es erst Du es lernen. Um erfolgreich delegieren zu können, gibt es sechs nützliche Tipps, die Dir helfen, Deine Effektivität zu steigern.
6 Tipps zum erfolgreichen Delegieren als Führungskraft
1. Fange klein an
- Manchmal ist die größte Herausforderung etwas Kontrolle abzugeben. Egal, wie sehr Du auch versuchst, alles selbst in die Hand zu nehmen, es ist unmöglich, alles alleine zu erledigen. Hast Du das Gefühl, dass Du die einzige Person auf der Welt bist, die eine Aufgabe zu 100 Prozent richtig erledigen kann? Das ist tatsächlich sehr selten der Fall.
Bevor Du beginnst, Aufgaben zu delegieren, solltest Du herausfinden, was dich davon abhält. Hast du Angst davor, dass:
- die Arbeit Anderer unterdurchschnittlich ausfällt?
- Andere nicht in der Lage sind, Fristen einzuhalten?
- Du die Aufgabe abgibst und sie dann doch selbst in letzter Minute erledigen musst?
Sobald Du die Gründe für Deine Angst gefunden hast, kannst Du daran arbeiten, sie zu überwinden.
Falls du immer noch zögerst, Aufgaben abzugeben, solltest Du klein beginnen. Beginne mit kleinen, risikoarmen Aufgaben an und arbeite Dich dann zu größeren Herausforderungen vor. Mit der Zeit wird das Delegieren weniger stressig und routinierter.
2. Entwickle einen Plan
Es ist unerlässlich, bei der Auswahl einer geeigneten Person für eine bestimmte Aufgabe äußerst sorgfältig vorzugehen. Nicht allein die Fähigkeiten eines/einer Kandidaten*In sollten dabei im Vordergrund stehen, sondern auch seine Soft Skills, die für die jeweilige Aufgabe von Nöten sind. Nur so kann gewährleistet werden, dass die Arbeit ohne Unterstützung bewältigt werden kann.
Du darfst keinesfalls außer Acht lassen, dass auch die Verfügbarkeit des/der Kandidaten*In ein entscheidender Faktor ist. Selbst wenn jemand über die nötigen Fähigkeiten verfügt, ist es nicht gesagt, dass er oder sie zur Zeit auch frei ist. Aus diesem Grund solltest Du stets auch die zeitliche Verfügbarkeit eines/einer Kandidaten*In prüfen.
3. Setze klare Erwartungen
Es genügt nicht, lediglich Arbeitsaufträge an Deine Angestellten zu verteilen – Du musst ihnen auch klar vermitteln, was von ihnen erwartet wird. Es ist wichtig, das gewünschte Ergebnis, sowie den Zeitrahmen für die Aufgabe deutlich zu definieren. Indem Du ein konkretes Enddatum für kurzfristige Aufgaben festlegst, kannst Du sicherstellen, dass diese rechtzeitig erledigt werden. Für langfristige Projekte solltest Du diverse Zwischenziele festlegen und regelmäßig Feedback einholen.
4. Mikromanagement ist nicht die Lösung
Sobald Du eine Aufgabe an ein Teammitglied delegiert hast, solltest Du ihm oder ihr auch das nötige Vertrauen entgegenbringen. Dein Eingreifen in Form von Mikromanagement kann schnell dazu führen, dass Du wieder mehr Arbeit auf Deinen eigenen Teller bekommst. Dies ist nicht nur für Dich frustrierend, sondern auch für Deine Mitarbeitenden. Es kann den Fortschritt und die Ergebnisse erheblich beeinträchtigen.
Um sicherzustellen, dass Du nicht unbeabsichtigt die Grenze zwischen Überwachung und Mikromanagement überschreitest, ist es wichtig, Dein eigenes Verhalten regelmäßig zu überprüfen und zu bewerten. Halte Dich zurück und gib Deinen Teammitgliedern Raum, um ihre Arbeit zu erledigen. So schaffst Du eine positive Arbeitsumgebung und förderst das Vertrauen und die Motivation Deines Teams.
5. Vertrauen ist der Schlüssel
Wenn Du Mitarbeitern*Innen eine Aufgabe überträgst, solltest Du ihnen auch die Autorität geben, die volle Verantwortung dafür zu übernehmen. Vertraue darauf, dass sie die Aufgabe richtig und zeitgerecht erledigen.
Es ist zwar wichtig, gelegentlich Feedbackgespräche zu führen, jedoch sollten diese nicht zu oft stattfinden, da dies den Eindruck erwecken könnte, dass du deinen Mitarbeitern*Innen nicht vertraust.
6. Gib Feedback
Erfolgreiches Delegieren erfordert eine klare Rechenschaftspflicht. Die verantwortliche Person muss für eine pünktliche, präzise und erfolgreiche Umsetzung der Aufgabe zur Rechenschaft gezogen werden.
Nach Abschluss einer Aufgabe ist es von Bedeutung, dass sich die verantwortliche Person meldet, um die Ergebnisse dar zu legen. Sollte es bei der delegierten Aufgabe Probleme gegeben haben, liegt es in ihrer Verantwortung, die Angelegenheit wieder in Ordnung zu bringen – möglicherweise mit Deiner Unterstützung. Eine gut erledigte Aufgabe verdient Anerkennung. Diese kann in Form von Lob oder Feedback gegeben werden.
Sowohl Anerkennung als auch Kritik sind gleichermaßen wichtig und helfen dabei, die Leistung zu verbessern.
„NEIN“- Sagen als Führungskraft
Für eine Führungskraft ist es auf den ersten Blick möglicherweise unangenehm, Nein zu sagen. Geht Dir das auch so? Schließlich möchten wir alle gemocht werden und uns bei unseren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen beliebt machen. Wir sind soziale Wesen und streben danach, als Arbeitgeber*nde des Jahres ausgezeichnet zu werden. Doch wenn wir genauer hinschauen, erkennen wir, dass Nein ein wunderbares Wort ist, das von Führungskräften viel öfter ausgesprochen werden sollte. Anstatt Ablehnung oder Grenzen zu signalisieren, kann ein Nein auch klare Kommunikation und Fokussierung bedeuten. Es zeigt, dass Du als Führungskraft Prioritäten setzt und Deine Mitarbeitender*Innen dabei unterstützt, sich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren. So schaffst Du Vertrauen und förderst die Effektivität Deines Teams.
Als Vorgesetzte*r bist Du nicht nur für die Ergebnisse und die Leistungen der Mitarbeiter*Innen verantwortlich, sondern auch für deren Entwicklung. Du bist ein Vorbild und prägst den Umgangston und die Arbeitskultur im Team. Wenn Du jedoch Schwierigkeiten hast, „Nein“ zu sagen, sendest Du widersprüchliche Signale aus.
In der heutigen Zeit wird viel über Leadership gesprochen, aber oft wird vergessen, dass Leadership auch in den kleinen Momenten gelebt werden muss. Wenn Du als Führungskraft nicht in der Lage bist, klare Grenzen zu setzen und Haltung zu zeigen, versagst Du in deiner Rolle und beeinträchtigst die Entwicklung Deiner Mitarbeiter*Innen.
5 Tipps, wie Du „Nein“ sagst, ohne dabei Deine Beziehung zu deinen Mitarbeitern*Innen zu beeinträchtigen.
1. Verwende den „Ja-Trick“ Es kann eine Herausforderung sein, „Nein“ zu sagen. Doch die Wahrheit ist, dass ein „Nein“ zu einer Sache gleichzeitig ein viel stärkeres „Ja!“ zu einer anderen, wichtigeren Angelegenheit bedeutet. Halte Dir regelmäßig Dein großes persönliches oder berufliches Ziel vor Augen und sage „Nein“ zu allem, was nicht direkt dazu beiträgt. Dadurch setzt Du ein starkes Zeichen für den Fokus auf dein Ziel und bleibst motiviert!
2. Nimm dir Zeit zum Überlegen Gib Dir genügend Zeit und prüfe die Situation sorgfältig, bevor du eine Antwort gibst. Es ist nicht notwendig, sofort zu antworten, sondern Du kannst ruhig um ein paar Minuten Bedenkzeit bitten. Oft geben wir vorschnelle Antworten ab, ohne die Auswirkungen zu bedenken
3. Nutze die Technik „Start-Stop-Keep“ für konstruktive Rückmeldungen in Feedbackgesprächen ist es sinnvoll, die „Start-Stop-Keep“-Technik anzuwenden. Dabei geht es darum, zu jedem der folgenden Aspekte mindestens einen Wunsch zu äußern. Start: Was sollte der/die Mitarbeiter*nde in Zukunft tun? Stop: Was sollte der/die Mitarbeiter*nde in Zukunft vermeiden? Keep: Welches Verhalten sollte der/die Mitarbeiter*nde beibehalten?
4. Erkenne, wann Du gegen Deine eigenen Werte handelst und lerne, Nein zu sagen. Eine wichtige Regel besagt: Wenn Du Schuldgefühle hast, verletzt Du die Werte der Gemeinschaft oder des Teams. Wenn Du Scham empfindest, handelst Du gegen deine eigenen Werte. Um eine integre Führungspersönlichkeit zu werden, ist es wichtig, Deine eigenen Werte zu kennen und ein Gespür dafür zu entwickeln, wann Du dagegen verstößt.
5. Es ist von großer Bedeutung, harte Entscheidungen stets konsistent zu erklären, um das Verständnis und die Akzeptanz Deiner Mitarbeiter*Innen zu gewinnen. Selbst wenn sie die Entscheidung an sich nicht gutheißen, werden sie eher bereit sein, sie zu akzeptieren, wenn sie Deine Argumente und Gedanken dahinter nachvollziehen können. Um die Situation weiter zu deeskalieren, solltest Du auch alternative Vorschläge in Betracht ziehen. Solltest Du etwas aus Prinzip nicht tun können, solltest Du Deinen Mitarbeitern*Innen dies genau erklären, damit sie auch für die Zukunft Bescheid wissen.
PS: Wenn Du weiteren spannenden Input zum Thema Leadership erfahren willst, kann ich Dir diese Buch nur ans Herz legen: Die besten Führungskräfte der Welt – Zeitlose Lektionen über Leadership.
Mein Fazit
Vergiss nicht: Delegieren bedeutet nicht, Kontrolle abzugeben, sondern Verantwortung zu übertragen und Dein Team zu stärken. Und wenn Du mal wieder vor der Entscheidung stehst, ob Du eine Aufgabe übernehmen oder ablehnen sollst, denke daran: Ein klares Nein kann genauso wichtig sein wie ein Ja. Also trau Dich Grenzen und Prioritäten zu setzen.
Ich hoffe, dass Du aus meinem Blogbeitrag wertvolle Erkenntnisse mitnehmen konntest und freue mich darauf, Dich bei Deiner persönlichen Weiterentwicklung als Führungskraft zu begleiten.
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