Nicht nur seit Pandemiebeginn 2020 erleben wir große Veränderungen im Bereich des Projektmanagements. Heutige und auch zukünftige Projekte stehen unter dem zunehmenden Einfluss digitaler Entwicklungen und agiler Methoden. Und auch in den nächsten Jahren wird die Nachfrage nach Projekten und Projektmanager:innen in Unternehmen kontinuierlich ansteigen.
- Wie können wir bereits heute sicher gehen, ein erfolgreiches Projektmanagement im Unternehmen zu gewährleisten?
- Welche Faktoren sind unverzichtbar, für ein gelingendes Projekt?
Genau zu diesen und weiteren Fragen habe ich mit Zohaib Burney ein Interview geführt.
Und er muss es wissen.
Nach seinem Wirtschaftsinformatik Studium an der TU Darmstadt hat Zohaib Burney mehrere Jahre als IT-Berater bei Accenture in Zürich gearbeitet. Dort hat er Erfahrungen in diversen Projekten als Programmierer, Tester, Business Analyst und Projektmanager sammeln können.
Seit fünf Jahren betreibt er zudem seinen eigenen Escape Room „Inside Breakout“ in Zug (CH) und ist parallel bei der Zuger Kantonalbank für die Einführung eines digitalen und workflowbasierten Archivsystems zuständig.
1.) Herr Zohaib, kann ein Projektmanagement überhaupt erfolgreich sein?
„Absolut, ich finde schon. Es kommt allerdings ganz auf die Art und Größe des Projektes an. In der Regel würde ich behaupten, je größer das Projekt und je mehr finanzielle Mittel aufgewendet werden, desto mehr sollte man sich überlegen, ein gut durchdachtes Projektmanagement aufzusetzen.
Dies kann ebenfalls für kleinere Projekte Sinn machen. Ohne ein Projektmanagement kann man schnell den Überblick verlieren, was nicht selten dazu führt, dass bei Projektmitgliedern Ängste entstehen können: Welchen Task soll ich als nächstes machen? Schaffen wir es rechtzeitig? Wie soll ich das „alles“ bewältigen? Ein gut geplantes Projektmanagement hilft, einen klaren Kopf zu bewahren, vor allem in Zeiten, wenn es innerhalb von bestimmten Projektphasen mal kritisch wird.
Allerdings rate ich auch immer dazu, kein „Over-Engineering“ zu betreiben. Hier noch ein Excel, dort noch eine Präsentation und da noch ein Statusbericht, Man sollte versuchen die richtige Balance zu finden und sich immer die Frage stellen: „Bringt uns das folgende im Gesamtkontext und auf Makroebene für unser Endziel vom Projekt weiter?“ – Wenn die Antwort „Nein“ lautet, dann sollte man es sein lassen.“
2.) Auf welche persönlichen Erfahrungen im Bereich Projektmanagement können Sie zurückgreifen? Welche Position(en) haben Sie bislang im Bereich Projektmanagement bezogen?
„Meine Erfahrungen im Projektmanagement erstrecken sich auf den Gebieten von IT- und Escape-Room-Projekten.
Wenn bei einem IT-Projekt im Vorfeld klar ist, was das Endziel und was die einzelnen Schritte zur Erreichung dieses Endziels sind, dann nutzen wir statische Vorgehensmodelle, wie das Wasserfallmodell. Das kann beispielsweise bei Migrationsprojekten der Fall sein. Bei dynamischen Projekten, wo das Endziel nicht fix gegeben ist, wie die Entwicklung einer Webseite, nutzen wir in der Regel iterative Vorgehensweisen, wie Scrum. Ein weit verbreiteter Fehler ist zu behaupten, dass das eine besser als das andere ist (iterativ vs. klassisch oder umgekehrt). Das ist allerdings nicht der Fall. Je nach Projektart ist das eine geeigneter, als das andere.
In IT-Projekten habe ich End-2-End alle Rollen eingenommen: Als Programmierer, Tester, Business Analyst und Projektmanager. Diese Konstellation hat mir eine gute Erfahrung gegeben End-2-End und vernetzt zu denken.
Bei Escape Rooms nutzen wir am liebsten iterative Vorgehensweisen. Wir haben grob eine Idee, wie unser Endraum aussehen soll und dann gehen wir iterativ vor. Das funktioniert allerdings nur, wenn wir für uns konstruieren. Wenn wir Räume oder Produkte für unsere Kunden und Kundinnen designen, dann liegen in der Regel fixe Budgets, Timelines und Vorgehensweisen vor. An diese müssen wir uns dann binden und uns entsprechend anpassen.“
3.) Erinnern Sie sich an ein wirklich erfolgreiches Projekt? Wenn ja, welches und warum war es Ihrer Meinung nach erfolgreich?
„Ich habe während meiner Laufzeit erfolgreiche, aber auch weniger erfolgreiche Projekte erlebt. Eines, an das ich immer wieder gerne zurückdenke war bei einer schweizer Großbank. Es war ein Projekt im Bereich Pricing.
Wir waren drei Personen im „Kernteam“ und haben auf andere Ressourcen aus anderen Abteilungen zugreifen müssen. Insgesamt haben so 15 Personen mitgewirkt. Ich war relativ jung, Teil des Kernteams und neu bei der Bank. Ich hatte die Aufgabe das Projekt im Bereich Business-Design und Testing zu koordinieren.
Die zweite Person, der Projektmanager, war kurz vor der Pensionierung und er war ebenfalls als externe Ressource neu auf dem Projekt. Die dritte Person war zuständig für das Architekturdesign der Applikation. Schnell haben wir gemerkt, was unsere Stärken sind, und haben diese bis zum Ende perfekt eingesetzt. Dadurch dass der Projektmanager und ich neu bei der Bank waren und wir die gewohnten Vorgehensweisen innerhalb der Bank nicht kannten, haben wir nach bestem Wissen das Projekt durchpushen können und haben somit bestehende „Regeln“ bzw. Gewohnheiten nicht beachtet. Was mehrere Personen über eine längere Zeit hinweg umsetzen würden, haben wir mit einem Drittel an Kernteam und einem Drittel an ursprünglicher Zeit gemeistert. Das lag daran, dass wir uns gut verstanden und unsere Stärken gezielt eingesetzt haben.“
4.) Was glauben Sie, macht heutzutage einen gute:n Projektmanager:in aus?
„Ein guter Projektmanager ist eine „People Person“ und besitzt Empathie. Er erkennt, was die Stärken aller Teammitglieder sind, und kann diese gezielt einsetzen bzw. hervorheben. Er setzt sich mit allen Mitteln dafür ein, dass die Projektmitglieder ein Arbeitsklima vorfinden, in denen sie gezielt ihre Stärken einsetzen zu können. Ein guter Projektmanager versteht, dass die Projektmitarbeiter nicht für ihn, sondern er für sie arbeitet.“
5.) Welche Rolle spielen die Teammitglieder eines Projekts und wie kann eine erfolgreiche Zusammenarbeit gelingen?
„Jede einzelne Person in einem Projekt ist wichtig und deswegen sollte es die erste Priorität sein, dass sich Teammitglieder in einem Projekt wohlfühlen. Dafür sind Respekt und gegenseitiges Vertrauen die Grundbasis. Es sollte ein Klima herrschen, indem die eigene Meinung geäußert werden kann, ohne das negative Konsequenzen drohen. Es sollten die Stärken und Interessen jeder einzelnen Person bekannt sein und weitestgehend entsprechend im Projekt eingesetzt werden.“
6.) Welche wiederkehrenden Herausforderungen oder Probleme begegnen Ihnen bei Projekten?
„Missverständnisse, Finger-Pointing und Lack of Ownership.
Kommunikation ist Key! Es kommt immer wieder vor, dass etwas gesagt wird und von dem Gegenüber anders verstanden wird. Ich empfehle immer wieder nachzufragen, bis das Verständnis weitestgehend dasselbe ist.
Zudem wirken in Projekten häufig mehrere Personen aus verschiedenen Abteilungen, oft auch aus externen Parteien, mit. Kommt mal ein Fehler vor oder wurde ein entsprechendes Element nicht rechtzeitig geliefert, so neigen einige dazu, mit dem Finger auf andere zu zeigen und ihnen die Schuld zu geben. Dabei sollten Fehler erlaubt sein. Für mich ist es ein Zeichen von Größe, wenn jemand sagen kann: „Ich habe einen Fehler gemacht, es tut mir leid. Wie können wir es nun zusammen korrigieren?“. Das ein Ergebnis nur aus dem Zusammenwirken aller Beteiligten erreichbar ist, sollte dann wieder vermehrt in den Fokus gerückt werden. Statt Schuldzuweisungen, sollte nach einer gemeinsamen Lösung gesucht werden.
Zudem möchte ich nachdrücklich betonen, dass Respekt, Commitment und Passion das Fundament einer jeden Projektarbeit bilden sollte. Wenn nur eines dieser drei Aspekte bei einer Person fehlt, kann das gesamte Projektvorhaben gefährdet sein.“
7.) Auf welche Weise sind Sie bislang derartigen Hindernissen begegnet? Was hat konkret dazu beitragen, Sie zu überwinden?
„Ich stelle in der Regel sehr viele Fragen. Manchmal auch banale, um sicherzugehen, dass alle die gleiche Informations- und Ausgangslage haben. Wenn beispielsweise jemand etwas erklärt und die anderen einfach nur nicken, fasse ich oft nochmal in meinen eigenen Worten das Gesagte zusammen und erkundige mich, ob ich es richtig verstanden habe. Das kann dazu führen, dass sich dann andere aus dem Kreis und äußern, es ganz anders aufgefasst zu haben.
8.)Change, Transformation und New Work sind Buzzwords, die derzeit in aller Munde sind. Mitarbeiter:innen sollen in selbstorganisierten Teams arbeiten und möglichst selbstständig und flexibel agieren. Sehen Sie dies als förderlich oder hinderlich für das Thema Projektmanagement?
„Ich sehe es als absolut förderlich. Personen sollten Vertrauen erhalten und die Möglichkeit haben, selbständig arbeiten zu können. Dafür sollen sie Fehler machen dürfen und Unterstützung einfordern können, wenn sie diese benötigen.“
9.) Ein Blick in die Zukunft: Welche Rolle wird Projektmanagement zukünftig in Start-Ups und Unternehmen spielen?
„Projektmanagement ist sehr wichtig. Wie schon erwähnt, sollte allerdings je nach Größe und Art des Projektes entschieden werden, wie viel Aufwand an Projektmanagement für das vorliegende Projekt investiert werden soll. Es sollte eine flexible Ausgestaltung ohne Over-Engineering sein. In der Regel spielt es keine Rolle, ob in einem Start-Up oder etablierten Unternehmen: jedes Projekt benötigt eine Art von Management.“
Lieber Herr Burney, vielen Dank für das Gespräch!
Zur Person Zohaib Burney:
Zohaib ist ein absoluter Escape Room Enthusiast, der schon immer mal ein Detektiv sein wollte, so wie Sherlock Holmes, Hercule Poirot oder Detektiv Conan. Nach seinem Wirtschaftsinformatik Studium an der TU Darmstadt hat er mehrere Jahre als IT-Berater bei Accenture in Zürich gearbeitet. Dort hat er Erfahrungen in diversen Projekten als Programmierer, Tester, Business Analyst und Projekt Manager sammeln können.
Seit ca. 5 Jahren betreibt er seinen eigenen Escape Room in Zug. Mit Inside Breakout hat er zwei Escape Rooms und ein Spiel für zu Hause kreiert. Zudem designt er für andere Kunden und Kundinnen im Corporate Bereich Escape Room Spiele. Im „Ready, Players?“ Podcast spricht er regelmässig über Escape Room Themen und leitet zudem als Präsident den Escape Together Verein in der Deutschschweiz.
In der IT-Welt ist er aktuell bei der Zuger Kantonalbank für die Einführung eines digitalen und workflowbasierten Archivsystems zuständig.
Bildquellennachweise: Foto Zohaib Burney – Zohaib Burney
