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Immer öfter sind wir einem hohen Termindruck, sowie Konkurrenz ausgesetzt und müssen uns mit umgestoßenen Zeitplänen und endlosen Besprechungen auseinandersetzen.
Das Resultat: Wir haben das Gefühl, uns nur noch im Hamsterrad zu bewegen. Doch es gibt einen Ausweg! Eine realistische Zeitplanung, die auf regelmäßiger Bestandsaufnahme, der Weiterentwicklung des eigenen Arbeits- und Führungsverhaltens, sowie dem richtigen Umgang mit Stress und Druck basieren, kann hier eine wirkungsvolle Abhilfe schaffen.
4 Tipps, wie Du Dein Zeitmanagement als Führungskraft sofort verbesserst
1.Prioritäten setzen
Es fällt vielen Führungskräften schwer, klare Prioritäten zu setzen. Die Gründe hierfür können vielfältig sein: unklare Ziele, spontane Entscheidungen aus dem Bauch heraus oder ein Mangel an Gesamtüberblick. Doch das Setzen von Prioritäten ist für ein erfolgreiches Zeitmanagement von großer Bedeutung. Um alle anstehenden Aufgaben – klein, wie groß – in den Griff zu bekommen, gibt es bewährte Methoden, wie die klassische To-Do-Liste, die ABC-Methode oder die Eisenhower-Matrix, bei der die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert werden.
Empfehlenswert ist es, wenn Du Dir zunächst eine Methode aussuchst. Diese solltest Du am besten vier Wochen lange ausprobieren, um danach zu prüfen, wie effektiv für Dich die Methode war.
2. Zeit für dich
Für manche Manager ist es eine echte Herausforderung, Prioritäten zu setzen – ein Thema, das für viele selbstverständlich erscheint. Doch es ist nicht nur wichtig, sich auf die Arbeit zu konzentrieren. Auch private Prioritäten sollten festgelegt werden.
Fragen wie „Was ist mir wirklich wichtig?“ und „Was genau möchte ich erreichen?“ müssen beantwortet werden. Es ist ratsam, wenn Du bewusst Zeit für Ausgleich schaffst. Hierfür bieten sich Aktivitäten mit Freunden oder der Familie an, aber auch Zeit allein solltest Du nicht vernachlässigen. Nur wenn Du auch wirklich zur Ruhe kommst und neue Energie tankst, bist Du weniger gestresst und eher in der Lage, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu fokussieren. Notiere Dir am besten Zeiten für Ausgleichs-Aktivitäten in Deinem Kalender und mache sie zu festen, wichtigen Terminen – ähnlich, wie Deine regelmäßigen Termine im Arbeitsalltag, die Du ja auch nicht verpassen willst.
3. Teamentwicklung
Die Identifikation Deiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit den Unternehmenszielen und ihrer Arbeit ist ausschlaggebend für deren Motivation und Produktivität. Je größer ihr Selbstverständnis und ihre Eigenverantwortung sind, desto geringer ist der Bedarf an Kontrolle und Betreuung. Du kannst sie dabei unterstützen, sich fortlaufend zu entwickeln und selbstständig gute Arbeit zu leisten. Dafür ist es ratsam, dass Du eine offene Feedback- und Fehlerkultur etablierst und sie ermutigst, eigenständig Entscheidungen zu treffen und Aufgaben anzugehen. Obwohl es häufig eine Herausforderung für Führungskräfte darstellt, Verantwortung abzugeben, ist dies ein wichtiger Schritt zum Aufbau von Vertrauen und zur Einsparung von Zeit.
4. Prozesse optimieren
Mühsame und ineffektive Arbeitsabläufe rauben nicht nur Deine wertvolle Zeit, sondern kosten Dich auch Nerven. Doch durch die fortschreitende Digitalisierung eröffnen sich zahlreiche Möglichkeiten, um Prozesse zu vereinfachen und neue Organisationsformen zu nutzen.
So können Dir beispielsweise online Projektmanagement-Tools dabei helfen, Aufgaben und Projekte übersichtlicher darzustellen und zuzuordnen. Digitale Meeting-Tools erleichtern zudem die Zusammenarbeit, insbesondere in Zeiten von vermehrtem Home Office. Hierbei ist es jedoch wichtig, dass nicht nur Du, sondern auch Deine Mitarbeiter mit den neuen digitalen Werkzeugen vertraut sind. Daher könnte es sinnvoll sein, Online-Kurse, Schulungen oder gezieltes Training zu organisieren, um das Know-how Deiner Mitarbeiter zu stärken.
Methoden, um Dein Zeitmanagement zu optimieren
A) Wichtig oder unwichtig- die Eisenhower Methode
Eine weit verbreitete Methode des Zeitmanagements stellt die Eisenhower Methode dar. Dabei geht es darum, wichtige von unwichtigen Aufgaben zu trennen und eine Priorisierung in der Umsetzung herzustellen. Du kannst dabei wie folgt vorgehen:
- Schreibe Dir Deine typischen Aufgaben auf.
- Bewerte ihre Wichtigkeit relativ zueinander.
- Bewerte ihre Dringlichkeit relativ zueinander.
Alle Aufgaben lassen sich später in eine der vier Kategorien einteilen.
Wichtig und eilig
Die Aufgabe ist damit wichtig als auch eilig.
- Sofort erledigen
- Ganze Aufmerksamkeit
Unwichtig, aber eilig
Die Aufgabe muss bald umgesetzt werden, sie ist in Relation aber nicht wichtig.
- Delegieren oder später erledigen
- Wenn Du sie selbst umsetzt: bündeln mit anderen Aufgaben
Wichtig, aber nicht eilig
Ist zwar wichtig, aber im Moment nicht eilig.
- Termin dafür einplanen
- Ganze Aufmerksamkeit
Unwichtig und nicht eilig
Die Aufgabe ist nicht sehr wichtig und auch nicht eilig.
- Verwerfen oder delegieren
- Mehrere Dinge Aufgaben parallel durchführen
B) Zeitmanagement: Vom Umgang mit Zeitdieben
Nimm Dir einen Moment Zeit, um Deinen beruflichen Alltag kritisch zu betrachten. Welchen Beitrag leistest Du selbst dazu, dass Du immer wieder in Zeitnot gerätst? Welche Aspekte sind fest im System verankert und lassen sich nur schwer oder gar nicht verändern? Wo kannst Du ansetzen und Änderungen vornehmen?
Hier sind einige Beispiele:
Bleibe fokussiert
Springst Du von einer Aufgabe zur nächsten, ohne diese vollständig abzuschließen? Oder lässt Du dich von anderen unterbrechen, obwohl es nicht unbedingt notwendig ist? Müsstest Du für deine Mitarbeiter immer und sofort erreichbar sein oder könntest Du sie gelegentlich auch etwas warten lassen?
• Plane jeden Tag eine „stille Stunde“ ein, in der Du ungestört arbeiten kannst.
• Wenn Du unterbrochen wirst, notiere die neue Aufgabe und kehre so schnell wie möglich zur alten Aufgabe zurück.
• Wenn Unterbrechungen zu Deinem Job gehören, nimm Dir ausreichend kurze Pausen. Nur so kannst Du auf lange Sicht Deine Konzentration und Leistungsfähigkeit aufrechterhalten.
C) Du musst nicht perfekt sein
Bei einem guten Zeitmanagement ist es wichtig, dass Du Dich von dem Drang, alles selbst und perfekt erledigen zu wollen verabschiedest. Perfektionismus kann ein wahrer Zeitfresser sein und Dich daran hindern, Aufgaben rechtzeitig zu erledigen. Statt perfektionistisch zu handeln, solltest Du Dich am GSP-Prinzip orientieren und einen Großteil der Aufgaben einfach gut erledigen. Lege von Anfang an klare Qualitätskriterien fest, die für Dich oder den Kunden wichtig sind.
D) Du musst nicht alles alleine machen
Vermeide den Fehler, alles selbst zu erledigen und delegiere Aufgaben erfolgreich an Deine Mitarbeiter. Es ist nicht notwendig, dass Du alles selbst in die Hand nimmst. Oft können auch andere Mitarbeiter die Aufgaben genauso gut erledigen, wie Du selbst. Um erfolgreich zu delegieren, solltest Du zu Beginn gemeinsam mit dem Mitarbeiter die wesentlichen Kriterien besprechen und ihm dann freie Hand lassen, z.B. welche Qualitätskriterien und Prioritäten für Dich wichtig sind und welche weniger Bedeutung haben.
E) Ordnung, ist das halbe Leben
• Konzentriere Dich darauf, die Regel zu befolgen, dass alles seinen Platz hat und leicht zu finden ist.
• Lege eine logische und chronologische Struktur für Deine (Computer-) Ablage fest, die auch für andere verständlich ist.
• Gewöhne Dich daran, Dinge sofort abzulegen, wenn Du sie erledigt hast oder wenn Du eine Pause einlegst.
• Räume Deinen Schreibtisch jeden Abend auf und legen alles bereit, was Du am nächsten Morgen benötigst, damit Du schnell und effizient in den Tag starten kannst.
• Öffne während des Tages nur die Ordner oder Unterlagen, die Du für die aktuelle Aufgabe benötigst. Alles andere kann ablenken und deine Konzentration stören.
F) Bearbeitung von E-Mails
• Beginne Deinen Tag nicht damit, E-Mails zu beantworten. Schaue ur kurz, ob es wichtige Nachrichten gibt, die sofort bearbeitet werden müssen, und lege den Rest zur späteren Bearbeitung ab.
• Für ein optimiertes Zeitmanagement, planen feste Zeiten oder Blöcke für die Bearbeitung von E-Mails ein: entweder zweimal täglich oder in 15-Minuten-Intervallen zwischendurch.
• Schalte akustische oder optische Signale aus.
• Treffe klare Entscheidungen darüber, was mit jeder E-Mail gemacht werden muss: sofort bearbeiten, in eine Aufgabe umwandeln und in den Kalender eintragen, ablegen, delegieren oder löschen.
• Du kannst selbst entscheiden, wie schnell Du auf E-Mails antworten möchtest. Wenn Du immer sofort antwortest, erhältst Du oft noch am selben Tag eine Antwort. Das kann sinnvoll sein.
G) Umgang mit Stress
Stress ist eine körperliche Reaktion, die in Situationen auftritt, die bedrohlich oder überfordernd erscheinen. Der älteste Teil des Gehirns wird aktiv und gibt Stresshormone, wie Adrenalin und Cortisol frei, um den Körper zu erhöhter Handlungsbereitschaft zu befähigen. Das hat Auswirkungen auf die Herzfrequenz, den Blutdruck und die Bereitstellung von Energie. In dieser Situation sind die Muskeln angespannt und der Körper bereit zur Flucht oder zum Kampf.
Sobald die Gefahr vorbei ist, beginnt der Körper, sich zu erholen. Körper und Geist entspannen sich, um wieder in einen normalen Zustand der Aufmerksamkeit zu gelangen. Wenn jedoch keine Erholungsphase eintritt, bleibt die Alarmbereitschaft bestehen. Wenn der Stress anhält, verliert der Körper sogar die Fähigkeit, seine Funktionen wieder auf das Ruheniveau zurückzufahren. Das kann auf Dauer zu Erschöpfung oder körperlichen und seelischen Erkrankungen führen.
Ein schlechtes Zeitmanagement kann nur allzu leicht ins Hamsterrad und zur Dauererschöpfung führen. Wichtig ist es daher, dass Du regelmäßig Deine Tages- und Wochenorganisation prüfst und an Deiner Stressbewältigungsfähigkeit arbeitest.
H) Stressbewältigung
Effektive Strategien zur Vermeidung von Stress durch positive Gedanken, Einschätzungen und Einstellungen
o Die Art, wie wir eine Situation betrachten, beeinflusst maßgeblich, ob und wie stressig wir sie empfinden. Ein förderliches oder neutrales Selbstbild, sowie eine positive Bewertung der Umwelt können das Gefühl, das Verhalten und die körperliche Gesundheit beeinflussen. Wenn äußere Faktoren nicht oder kaum beeinflussbar sind, kann eine Änderung der Einstellung oder Bewertung eine äußerst wirksame Methode sein.
o Schaffe Abstand zu stressigen Situationen, sei es zeitlich („Wie werde ich in zwei Jahren darüber denken?“), räumlich („Verlasse kurz den Ort des Geschehens“) oder mental („Beobachte Dich selbst und andere von der Zimmerdecke“).
o Auch das Relativieren von Ereignissen kann heilend wirken. Bedenke, was Du bereits im Leben bewältigt hast – dieser kleine Ärger sollte kein Hindernis für Dich darstellen.
Um ein erfolgreiches Zeitmanagement zu erreichen, ist es unerlässlich, klare Ziele zu definieren. Führungskräfte sollten sich bewusst sein, in welche Richtung sie beruflich und privat gehen möchten. Sei es bei der Priorisierung von Aufgaben, der Optimierung von Prozessen oder der Entwicklung ihres Teams.
Eine wesentliche Komponente des Zeitmanagements besteht darin, Zeit für Dich selbst zu reservieren, um Dein eigenes Leben besser zu gestalten und Deinen Zielen anzupassen. Indem Du Dir selbst Zeit gibst, erlangst Du mehr Zeit und vor allem Zufriedenheit im Allgemeinen.
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