Wie Du es schaffst, Deine Arbeitszeit effizienter zu nutzen.

 

Arbeitseffizienz


Zeit – könnten wir nicht alle davon mehr gebrauchen?

Hast auch Du das Gefühl, mehr Arbeit als Zeit zur Verfügung zu haben? Und schaust auch Du auf die Uhr mit dem Gedanken „Eigentlich steht noch so viel an, was ich bearbeiten oder erledigen möchte, doch die Zeit scheint gegen mich zu arbeiten.“ ?

Heute möchte ich Dir in diesem Blogbeitrag zeigen, welche die fünf häufigsten Fehler sind, die dazu führen, dass Du zu wenig in Deiner Arbeitszeit schaffst und Deine Arbeits-Performance wenig effizient und zielführend ist. Dabei teile ich mit Dir meine Erfahrungen und meine Learnings.

MEIN EXTRA FÜR DICH: Lerne meine drei effektivsten Tools kennen, damit Du zufriedener bist, mehr in Deiner Zeit schaffst und auch Raum für die Dinge findest, die sich außerhalb Deiner Arbeitszeit befinden.

Zeitmanagement – Der Schlüssel zu mehr Effizienz

Zeitmanagement. Ein Begriff, über den Du früher oder später stolpert, wenn Du Dich damit befasst, wie Du Deine Arbeitsleistung und generell Deine Zeitplanung verbessern kannst. Und in der Tat wirst Du erfolgreicher und effizienter sein, wenn Du beginnst, Deine Zeit sinnvoll einzuplanen, Aufgaben zu priorisieren und zu delegieren. Zudem solltest Du noch weitere wichtige Faktoren beachten, wenn es darum geht mehr aus Deiner Zeit rauszuholen.

Wer kennt es nicht? Der Arbeitstag beginnt und es stehen viele Aufgaben auf dem Plan, die bearbeitet werden wollen. Manchmal erscheint es uns, als tue sich ein riesiger, nicht enden wollender Berg vor uns auf. Wo sollen wir da nur anfangen? Welche Aufgabe sollen wir zuerst erledigen? Wie sollen wir das alles nur in der Zeit schaffen? Und am Ende eines gefühlt langen und arbeitsreichen Tages, finden wir uns wieder frustriert und müde auf dem Sofa wieder. Von dem Gefühl, das sich unser Leben leicht anfühlt und wir zufrieden den Feierabend einläuten, scheinen wir Lichtjahre entfernt. Dabei haben wir doch wirklich viel abgearbeitet. Nur gefühlt, sind wir irgendwie nicht wirklich voran gekommen. Der Stapel an Dingen, die wir erledigt wissen wollen, wird einfach nicht kleiner. Doch woran liegt das? Stichwort Produktivität und Fokus.

Mit Fokus und der richtigen Priorisierung zu mehr Produktivität

Wenn wir unseren Arbeitsalltag, unsere Art und Weise zu arbeiten und den Umgang mit Zeit einmal genauer betrachten, kann das schon viel Aufschluss darüber geben, warum wir gefühlt mehr Arbeit als Zeit haben. Ich kenne Zeiten, da habe ich Unangenehmes oder Anstrengendes, gern mal vor mir hergeschoben, mich abgelenkt, mich mit unwichtigeren und schnell abzu arbeiteten Dingen befasst und meinen Leistungspeak (wann im Alltag ich am Produktivsten bin) nicht bedacht. Die Folge: Ich war wenig effizient, hatte z.T. den Fokus verloren und bin nicht so voran gekommen, wie ich es mir gewünscht und vorgenommen hatte. Was hatte ich falsch gemacht?

Erfahre hier die fünf häufigsten Fehler, die auch ich zu Beginn meiner Selbstständigkeit gemacht habe und die Du unbedingt vermeiden solltest!

1.) Ich habe den Fokus nicht richtig gesetzt.
Als vielseitige und interessierte Solopreneurin gehe ich in meiner Selbstständigkeit unterschiedlichen Tätigkeiten nach. Zunächst nichts Verwerfliches. Meine Begeisterung für neue und spannende Projekte, ist bis heute ungebrochen. Nur früher habe ich dazu tendiert, zu viele Töpfe gleichzeitig aufzumachen und zu bedienen. Das Ergebnis? Ich war nie zufrieden, hatte meinen Fokus verloren und mich öfter überfordert gefühlt. Mir war einfach nicht mehr klar, welches Ziel ich eigentlich als nächstes erreichen wollte und was noch warten kann/darf/sollte. Die Lösung: Setze einen klaren Fokus. Was ist wichtig? Was willst Du konkret in den nächsten drei, sechs oder 12 Monaten erreichen? Behalte das große Ziel im Auge und teile es in kleine, erreichbare Etappenziele auf. Damit sorgst Du auch dafür Dir, viel eher zu Erfolgserlebnissen zu kommen und Deine Motivation zu steigern bzw. beizubehalten.

2.) Ich habe nicht Nein gesagt.
So viele Dinge, die ich machen wollte, so vieles das mich interessierte. Und dann noch das Bestreben lieber Sachen zu bearbeiten, die mir schnell ein gutes Gefühl von „Super. Erledigt!“ gaben. Am Anfang meiner Selbstständigkeit habe ich schnell „Ja“ zu Projekten, Zusammenarbeiten und Kooperationen gesagt. Auch im Privaten war ich stets zur Stelle, wenn Hilfe benötigt wurde. Doch auch hier bekam ich die Quittung. Ich hatte am Ende so viel zu tun, dass ich nur noch wenig Raum für mich selbst und meine Freizeit hatte. Müde, kaputt, ausgelaugt und unzufrieden. Über die Zeit habe ich gelernt, wie effektiv und wohltuend es ist „Nein“ sagen zu können. Gerade im Job oder im eigenen Business laufen wir Gefahr auszubrennen, wenn wir nicht lernen Grenzen zu setzen und „Nein“ zu sagen. Bzw. sollten wir nur dann wirklich „Ja“ zu etwas sagen, wenn es uns nicht schadet und wir unsere großen Ziele dabei nicht aus dem Blick verlieren.

3.) Ich habe meine Aufgaben nicht priorisiert.
Ein Fehler, den ich ebenfalls zu Beginn oft gemacht habe und den auch meine Klient:innen immer wieder bei sich selbst erkennen. Viele Aufgaben, die bearbeitet werden wollen, doch die Zeit dafür ist begrenzt. Statt also einfach ohne Plan drauf loszuarbeiten, Deine zeitlichen Ressourcen wenig effizient zu nutzen und Deine Ziele aus den Augen zu verlieren, lohnt es sich die Aufgaben sinnvoll zu priorisieren. Das bedeutet zu analysieren und evaluieren. Was steht als nächstes an? Was ist nun wichtig und dringlich, sollte also am besten sofort bearbeitet werden? Was kann noch warten?
Mein Lieblingstool, um Deine Aufgaben sinnvoll zu priorisieren, stelle ich Dir weiter unten vor (Eisenhower Methode).

4.) Ich habe meine Woche nicht reflektiert.
In meinen Coachings erhalten meine Klient:innen jede Woche die Möglichkeit, ihre Woche zu reflektieren und zu bewerten. Sie resümieren was sie erreicht haben, was sie verbessern können und was sie in der nächsten Woche planen zu erreichen. Einige Zeit habe ich gearbeitet, ohne rückblickend zu betrachten, wie ich voran gekommen bin und welche Ziele ich wirklich erreicht habe. Vor allem habe ich nicht betrachtet, was mich davon abgehalten hat, meine Aufgaben effizient und effektiv zu erledigen. Dies ist für mich inzwischen essenziell. Wie sonst kann ich mein Arbeitsweise verbessern, wenn ich nicht weiß, an welchen Stellschrauben ich drehen soll und was ich verbessern kann?

5.) Ich habe meinen Leistungspeak nicht bedacht.
Lerche oder Eule? Es ist wichtig zu wissen, wann wir am produktivsten sind. Denn es gibt ihn, den Leistungspeak. Also den Zeitpunkt des Tages, an dem wir am meisten umsetzen und am effektivsten arbeiten können. Ich war noch die klassischen Arbeitszeiten (8-17 Uhr) meiner Festanstellung gewöhnt. Zu Beginn meiner Selbstständigkeit habe ich diese Zeiten übernommen und dabei nicht bedacht, wann ich eigentlich am meisten für mich rausholen kann. Das hat mich mitunter viel Zeit und Effizienz gekostet. Ich wusste, ich muss etwas ändern. Und zum Glück kann ich mir als Solopreneurin meine Arbeitszeiten flexibel gestalten. Erfreulicherweise ist das auch bei immer mehr Festanstellungen so, dass Arbeitgeber:innen diesen Gamechanger für mehr Effizienz beachten und ermöglichen. Was ich konkret gemacht habe: Selbstbeobachtung. Über eine Woche habe ich mich betrachtet und notiert, wann ich die meiste Konzentration und Energie aufbringe. Daraufhin habe ich begonnen meine Tätigkeiten besser zu strukturieren. Dinge, die viel Konzentration benötigen erledige ich nun gern direkt am Morgen, leichte Aufgaben lieber um das „Mittagstief“ herum und Tätigkeiten die meine Kreativität erfordern, lieber abends. Reflektiere auch Du Deinen Leistungspeak! Du wirst erstaunt sein, wie viel mehr Du bis zum Ende einer Arbeitswoche schaffst.

Effektive Tools, um mehr aus Deiner Arbeitszeit rauszuholen

Heute teile ich mit Dir meine drei meist genutzten Tools, die ich sowohl für mich selbst, als auch für meine Coaching Klient:innen nutze. Und Hand aufs Herz, willst Du nicht auch lieber am Ende des Tages zufrieden Feierabend machen können mit dem Wissen, effektiv und erfolgreich Deine Dinge erledigt zu haben? Und bestenfalls nach dem Arbeitstag noch Zeit und Energie für Dich selbst, Deine Familie und Freizeit zu haben? Wenn Du das mit „Ja!“  beantworten kannst, dann lies jetzt unbedingt weiter.

A) Eisenhower Prinzip
Hierbei ordnest Du die Aufgaben, die Du zu erledigen hast, nach Wichtigkeit und Dringlichkeit ein. Dadurch nimmst Du eine Priorisierung und Strukturierung für den Tag und die gesamte Woche vor. Es gilt das Prinzip Wichtigkeit vor Dringlichkeit. Benutze die Buchstaben A-D wie folgt:

A= Wichtig und dringend
B= Wichtig, aber nicht dringend
C= Dingend, aber nicht wichtig
D= Nicht dringend und nicht wichtig

Gerade als Selbstständige:r oder Unternehmer:in, jedoch auch als Privatperson, ist es wichtig daraus ableitend zu entscheiden, was am besten selbst durchgeführt werden sollte (A) und was delegiert werden kann (C).

B) Pausenzeiten einhalten und Resilienz fördern
Pause einhalten und machen. Was so simpel klingt, gelingt vielen jedoch nur selten. Vielleicht hast Du Dich selbst schon einmal dabei ertappt, wie Du Deine Pause verkürzt oder gar nicht gemacht hast? Wie Du nebenher gegessen und noch schnell E-Mails bearbeitet hast? Dabei sind kleinere und größere Auszeiten am Tag immens wichtig, wenn Du effizient arbeiten willst und dauerhaft! gesund bleiben möchtest.
Allen voran: Wir sind keine Maschinen (und auch diese können bei permanenter Belastung den Geist aufgeben). Selbst unser Handy benötigt beizeiten einen Aufladungsprozess. So auch Du und vor allem Dein Gehirn. Neurowissenschaftler wissen um den positiven Effekt, den kleine Pausenzeiten auf unsere Produktivität, Kreativität und Lernvermögen nehmen. Zudem kann ein dauerhaftes „unter-Strom-sein“ zur erhöhten Ausschüttung von Cortisol (=Stresshormon) führen und langfristig unserem Immunsystem schaden und den gesamten Organismus schwächen.

Mein Tipp: Ich selbst nutze die kostenlose App „Work & Rest“, um alle 45 Minuten eine kurze Pause einzulegen. Ich stehe dann auf, trinke etwas,  gehe ein paar Schritte oder dehne mich. Nach 10 Minuten gehe ich dann wieder an meine Arbeit. Probiere es doch selbst gleich aus!

PS: Solltest Du Probleme mit klassischen Verspannungen, wie Rücken-  oder Nackenschmerzen haben, dann kann Yoga Dir exzellent dabei helfen, diese wieder loszuwerden. Übe doch gleich mal mit meinem kostenfreien Youtube Yogavideo. Zum Link geht hier: Yoga mit Vivien 

C) Ordnung ist das halbe Leben.
Diesen Satz hast Du bestimmt auch schonmal gehört. Und da ist auch wirklich etwas Wahres dran. Nicht umsonst schießen in den letzten Jahres immer mehr „Ordnungs-Coaches“ aus dem Boden. Wer effektiver arbeiten will, sollte Ordnung am Arbeitsplatz und auch auf dem Rechner (Handy, etc.) halten. Wenn Du erst ewig nach Unterlagen, Dokumenten und Ordnern suchen musst, kann Dich das mitunter sehr viel Zeit kosten. Zeit, die Du eigentlich nicht hast und sicherlich lieber für schönere oder sinnvollere Dinge nutzen willst. Kreiere also eine klare Struktur, miste einmal gründlich aus. Auch in den eigenen vier Wänden kann es wohltuend sein, eine klare Anordnung von Gegenständen und Unterlagen vorzunehmen. Du verbrauchst einfach weniger gedankliche Kapazität. Ein weiterer Tipp ist es, dass Du Deine Arbeitsabläufe effektiver organisierst. Bekannt ist z.B. Outlook, ein E-Mail-Programm mit mehreren Funktionen gleichzeitig. Mit Outlook kannst Du E-Mails verfassen, Deine Termine koordinieren, Erinnerungen und Deadlines setzen, sowie wichtige Adressen und Aufgaben eintragen.

Ich bin gespannt, wie Du mit den Tipps zurecht kommst. Teile doch gern Deine Erfahrungen mit mir und hinterlasse mir einen Kommentar.