Feedbackgespräche konstruktiv gestalten.
Ob als Angestellte:r, Führungskraft oder Unternehmer:in, Du befindest Dich täglich im Austausch mit anderen Personen. Du sendest und erhältst unentwegt Feedback. Das kann zum Stand eines Projektes, zur Kundenzufriedenheit oder auch bzgl. der Entwicklung von Mitarbeiter:innen sein.
Und obwohl kommunizieren und austauschen eigentlich zu Deinem Daily Business zählen:
- Fällt es Dir schwer, Feedback adäquat und motivierend zu formulieren?
- Meidest Du es nach Möglichkeit, Feedback zu geben und zu erhalten?
- Weißt Du nicht genau, wie Du Feedback konstruktiv umsetzen kannst?
- Nimmst Du erhaltenes Feedback häufig (sehr) persönlich?
- Oder Du merkst, dass Deine Rückmeldungen nicht viel Gewicht haben?
- Oder Dein Feedback zu keinerlei Veränderungen beim Gegenüber führen?
Um zu erfahren, was Du konkret tun kannst, um wirksames und motivierendes Feedback geben und empfangen zu können, lies jetzt weiter!
Regeln beachten beim Feedback geben
Den meisten Menschen und das berichten auch viele meiner Coaching-Klient:innen, fällt es schwer, wirklich konstruktive und ehrlich gemeinte Rückmeldungen auszusenden. Und in der Tat gilt es einiges im Gespräch zu beachten, damit Feedback nicht zum emotionalen Faustschlag wird. Die folgenden Regeln solltest Du beim Thema Feedback beachten, damit es fruchten kann und letztlich auch angenommen wird.
1. Respekt – Acht Dich und den anderen.
Wenn Du Menschen mit Respekt begegnest, kannst Du nur gewinnen! Allen voran, solltest Du auch Respekt vor Dir selbst haben. Reflektiere doch gleich mal, wie Du Dir wünschst, wie andere mit Dir umgehen sollen? Auf Augenhöhe oder abschätzig, von oben herab? Willst Du, dass Dir ein Feedback „entgegen geklatscht“ wird oder bevorzugst Du es eher, eine konstruktive und ehrliche Meinung auf Augenhöhe gesagt zu bekommen? Menschen sind eher dazu bereit Kritik anzunehmen, auf Basis gegenseitiger Wertschätzung.
2. Klarheit – Bringe auf den Punkt, was Du zu sagen hast.
Statt um den heißen Brei drumherum zu reden, sag, was Du zu sagen hast. Bringt es kurz und knapp auf den Punkt. Wenn Du zu umschweifend wirst oder „durch die Blume redest“ läufst Du Gefahr, dass Dich der andere nicht versteht. Deine Rückmeldung einfach im Sande verläuft. Stelle also sicher, dass Du geradeheraus und klar kommunizierst.
3. Objektivität – Beschreibe, statt zu werten.
Wenn Du Feedback gibst, achte darauf, dass Du Ich-Botschaften formulierst. Bleibe sachlich. Beschreibe was Du wahrgenommen und beobachtest hast. Stelle keinen Vermutungen und Interpretationen an. Mache Dir bewusst, dass es sich hierbei rein um Deine eigene Wahrnehmung und nicht um die allgemein gültige Wahrheit geht. Vermeide es den anderen zu verurteilen, zu belehren oder ihm/ihr mit Moralisierungen zu begegnen.
4. Sandwich – 2 Positive und 1 negativer Aspekt.
Bei Rückmeldungen, die auch negative Aspekte beinhalten solltest Du die Sandwich-Methode anwenden. Das bedeutet, dass Du einen negativen Punkt zwischen zwei positiven verpackst. Das hilft Deinem Gegenüber, das Negative besser auffassen zu können. Achte darauf, dass Du auch nur ernst gemeinte positive Dinge rückmeldest.
5. Konstruktiv sein – Wege aufzeigen.
Etwas läuft gerade nicht so, wie Du es Dir vorstellst? Dann gib dem anderen die Möglichkeit, es besser zu machen. Zeige Wege auf, wie der andere daraus lernen kann. Du wünschst Dir beim nächsten Projekt klarere Absprachen? Da schlage doch vor, dass zukünftige Teamsitzungen protokolliert und an Dich weiter gereicht werden.
Du planst demnächst ein Mitarbeiter-Feedback-Gespräch? Du wünschst Dir Tipps, wie Du das anstellen und wie oft Du solche Gespräche am besten führen solltest?
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Feedback erhalten – So reagierst Du kompetent auf Rückmeldung.
Egal ob Du positives oder negatives Feedback erhältst. Beides kann zuweilen unangenehm für Dich sein. Vielleicht, weil Du Lob nicht gut annehmen kannst oder Kritik nicht so gut verträgst. Umso wichtiger ist es, dass Du lernst mit Rückmeldungen souverän umzugehen.
Warum?
Feedback, das Dir gegeben wird, bietet Dir die Möglichkeit Dich zu reflektieren und weiterzuentwickeln. Du hast die Chance Dich zu hinterfragen und zu überlegen, an welchen Stellen Du Dich verändern bzw. verbessern möchtest.
Darüber hinaus kannst Du Deine Vorbildfunktion stärken. Wenn Kolleg:innen oder Mitarbeiter:innen wahrnehmen, dass Du kompetent mit positiven und kritischen Rückmeldungen umgehen kannst, wirst Du viel eher als Respektperson wahrgenommen. Zudem kannst Du so z.B. als Führungskraft oder Unternehmer:in dafür sorgen, eine offene Feedbackkultur im Unternehmen zu fördern.
In den USA herrscht schon lange eine offene Feedback- und Fehlerkultur am Arbeitsplatz vor. Dort kann z.B. der Fließbandmitarbeiter seinem Chef direkt ins Gesicht sagen, wenn er glaubt, der Chef habe sich im Gespräch mit dem Kollegen im Ton vergriffen.
Um also, bei der nächsten Rückmeldung gelassen zu reagieren, solltest Du folgendes beachten:
1. Höre aktiv zu.
Statt Dir schon im Kopf die Argumente zurecht zu legen, die widerlegen, was Dir Dein Gegenüber gerade mitteilt, höre erst einmal zu. Weicht augenscheinlich die Fremdeinschätzung von unserer Selbstwahrnehmung ab, entsteht in unserem Gehirn ein Zustand von Dissonanz. Um wieder eine Kongruenz herzustellen, liefert Dir Dein Geist in Windeseile unzählige Kontra´s auf das erhaltene Feedback. Lenke also Deine volle Aufmerksamkeit auf Dein Gegenüber und lausche.
2. Lass Dir Zeit.
Wenn Du Feedback erhältst, bleibe ruhig und nimm Dir Zeit. Du musst nicht sofort auf das Gesagte eingehen oder etwas erwidern. In einem Feedbackgespräch könntest Du auch direkt von Anfang an sagen, dass Du Dir gern Zeit für eine Antwort lassen willst. Gönne Dir also ein paar Momente und auch mehr, um in Ruhe über die Rückmeldung nachzudenken. Das hilft Dir, allzu voreilig oder aus der Emotion heraus zu reagieren.
3. Annehmen, statt Dich zu rechtfertigen.
Nimm zunächst an, was Dir mitgeteilt wird. Das ist nicht gleichbedeutend damit, dass Du mit der anderen Person einer Meinung bist oder das Feedback als gerecht fertigt ansiehst. Vielmehr zeigt Du Offenheit, Toleranz und Respekt. Du signalisierst, dass Du andere Meinungen und Einstellungen zulässt. In einem Feedbackgespräch geht es nicht darum, dem anderen von seiner eigenen Meinung zu überzeugen. Vielmehr geht es um Wahrnehmungen und Beobachtungen. Und diese können auch einfach mal für einen Moment so stehen gelassen werden.
4. Fasse zusammen und frage nach.
Es hilft, wenn Du Feedback erhältst, zunächst das Gehörte zusammen zu fassen und wiederzugeben. Dadurch kannst du sicherstellen, dass Du Deinen Gesprächspartner richtig verstanden hast und Missverständnisse direkt aus dem Weg räumen kannst. Bestehen Unklarheiten, frage nach. Was wünscht sich Dein Gegenüber genau von Dir? Wie kannst Du Dich anders verhalten? Was kannst Du besser machen? Welche Lösungen kann der andere Dir mitgeben?
5. Sei dankbar.
Zeige Deine Offenheit, Deinen Respekt und bedanke Dich für das Feedback. Dein Gegenüber hat sich für Dich wertvolle Zeit genommen und Gedanken gemacht, um Dir eine Rückmeldung zu geben. Egal, ob es positiv oder auch negativ war, bedanke Dich als erstes nach dem Gespräch für das erhaltene Feedback. Selbst, wenn Du nicht allen Punkten des Feedbacks zustimmst.
6. Nimm auch Lob an.
Neben Kritik, gibt es natürlich auch positive Rückmeldungen. Und doch fällt es vielen Menschen schwer, Lob anzunehmen. Manchmal, weil sie das Gefühl haben, es sei nicht wirklich ernst gemeint. Manchmal, weil sich an sich selbst und ihr Können zweifeln. Oder nicht überheblich wirken wollen. Kennst Du das auch? Du bekommst ein Kompliment und spielst es gleich herunter? „Ach, das war doch nichts!“. Oder Du hast das Gefühl, Du müsstest das Lob sofort erwidern und auch etwas Positives sagen? Dann probiere mal folgendes: Atme, empfange und bedanke Dich. Lass das Kompliment kurz auf Dich wirken, nicke oder sprich ein kurzes „Dankeschön.“ aus. Das reicht schon.
EXTRA: Positiv Beispiel – So kannst Du Feedback wirksam und konstruktiv geben.
An dem folgenden Beispiel zeige ich Dir auf, wie Du Deine Feedback-Gespräch zukünftig konstruktiv und motivierend gestalten kannst.
Nehmen wir an, dass Herr Hermann, Leiter eines Bauunternehmens, seinen Mitarbeiter Peter damit beauftragt für einen externen Auftraggeber eine Präsentation über das anstehende Bauprojekt zu erstellen. Sollte Peter eine überzeugende Präsentation abliefern, wird eine Auftragszusage sehr wahrscheinlich sein.
An dem Tag der Präsentation kommt Peter 5 Minuten zu spät zur Präsentation, angeblich wegen eines Stau auf der Autobahn. Der Auftraggeber, der bereits extra schon einige Minuten früher erschienen ist, damit der Termin pünktlich statt finden kann, wirkt wenig begeistert. Abgehetzt und verschwitzt, beginnt Peter nun mit der Vorstellung. Beim Vortrag fällt auf, dass die Formatierungen in der Präsentation nicht ganz stimmig und die Inhalte auf den Folien nur schwer lesbar sind. Der externe Auftraggeber wendet zunehmend mehr sein Blick ab, schaut auf seine Uhr und wirkt ungeduldig. Mit dem Endergebnis, dass der externe Auftraggeber die Auftragszusage nicht gibt. Enttäuschung und Wut macht sich nun bei Herrn Hermann breit.
Feedback konstruktiv gestalten.
Nun kann es zwei Arten geben, darauf zu reagieren. Eine Art wäre, dass Herr Hermann aus seiner Emotion heraus losschießen und seinen Mitarbeiter so „richtig zur Sau“ machen könnte. Doch, wie zielführend und konstruktiv wäre das?
Damit Peter, dass Feedback besser annehmen und sogar daraus etwas lernen kann, wären folgende Vorgehensweise vorteilhaft:
- Herr Hermann könnte zunächst dafür sorgen, dass er sich emotional beruhigt und zu Peter zu einem späteren Zeitpunkt zu einem persönlichen Gespräch bittet.
- Herr Hermann überdenkt für sich in Ruhe, dass Peter bislang ein wirklich zuverlässiger Mitarbeiter war. Er möchte weiter mit ihm erfolgreich zusammen arbeiten und überlegt, wie er ihn zukünftig besser unterstützen kann.
- Herr Hermann reflektiert auch sich selbst und überlegt, an welcher Stelle er hätte etwas anders oder besser machen können.
Konstruktives Feedback richtig vermitteln.
Das Gespräch führt Herr Hermann nach seinen vorherigen Überlegungen, wie folgt:
„Peter, erst einmal besten Dank, dass Du Dir die Zeit genommen hast, um die Präsentation vorzubereiten. Bedauerlicherweise ist es nicht zu dem, von uns gewünschten, Ergebnis gekommen. Dazu würde ich Dir gern ein Feedback geben.
Zur Präsentation bist Du zu spät gekommen und ich konnte beobachten, dass der Auftraggeber nicht sehr begeistert darüber schien. Es machte zudem den Eindruck, als sei Dir der Termin nicht so wichtig. Während der Präsentation war das leider das Layout verschoben und die Inhalte waren schwer lesbar. Da hatte ich auch meine Schwierigkeiten Dir zu folgen. Meiner Meinung nach, war der Auftraggeber zunehmend unzufrieden. Es wirkte so, als hättest Du Dich nicht wirklich gut vorbereitet. Das ist bei so einem wichtigen Kunden natürlich ärgerlich und kann schnell unprofessionell wirken.
Bisher konnte ich mich stets auf Dich verlassen. Und ich möchte auch zukünftig weiter erfolgreich mit Dir zusammen arbeiten. Wie kann ich Dich besser unterstützen? So, dass Du mehr Zeit hast, um Dich besser vorzubereiten? Was sagst Du rückblickend selbst zu Deiner Präsentation? Was hättest Du für Lösungs- und Verbesserungsvorschläge?
Danke, für Deine Zeit!“
