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Als Führungskraft wirst Du früher oder später auf schwierige Mitarbeitende treffen. Personen im Unternehmen, die sich querstellen, schlechte Stimmung verbreiten oder Veränderungen blockieren. Solche Menschen können Dich vor große Herausforderungen stellen, verunsichern oder gar frustrieren.
In diesem Beitrag erfährst Du, wie Du schwierige Teammitglieder souverän führst, ohne Dich aufzureiben. Zudem teile ich mit Dir den dazu passenden psychologischen Hintergrund und wertvolle, praxisnahe Strategien.
Warum verhalten sich Mitarbeitende „schwierig“?
Wir Psychologen sind der Ansicht, dass hinter jedem menschlichen Verhalten eine Intention steckt, die mehr oder weniger bewusst ist. Auch hinter schwierigem, herausfordernden Verhalten. steckt oft mehr als nur Sturheit oder Unwillen. Einige mögliche Ursachen können sein:
Unklare Erwartungen: Fehlen klare Vorgaben, entsteht Unsicherheit, die sich in Widerstand äußert.
Fehlende Wertschätzung: Wer sich übergangen fühlt, zeigt das oft durch passiv-aggressives Verhalten oder Verweigerung.
Persönliche Konflikte: Unverarbeitete Frustrationen oder private Belastungen können sich am Arbeitsplatz entladen.
Unzufriedenheit mit der Führung: Manche Mitarbeitende fühlen sich nicht gehört oder fair behandelt und reagieren mit Trotz oder Rückzug.
Als Business Coach und Psychotherapeutin weiß ich: Jedes Verhalten hat eine Ursache. Dein Ziel als Führungskraft ist es, nicht in die Konfrontation zu gehen, sondern die Situation professionell und konstruktiv zu klären.
Strategien im Umgang mit schwierigen Mitarbeitenden
1. Klare Kommunikation & Erwartungen setzen
Oft entsteht problematisches Verhalten aus Unsicherheit oder fehlenden Strukturen. Stelle sicher, dass Du:
✅ Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar definierst.
✅ Erwartungen offen und direkt formulierst.
✅ Feedback zeitnah und konstruktiv gibst.
Tipp: Formuliere in Ich-Botschaften, z. B. „Mir ist aufgefallen, dass Du in Meetings oft zurückhaltend bist. Ich würde mir wünschen, dass Du Deine Ideen aktiver einbringst.“
2. Emotionale Intelligenz nutzen
Schwierige Mitarbeitende fordern Deine emotionale Stabilität heraus. Statt Dich auf Diskussionen oder Machtkämpfe einzulassen, die sowieso wenig zielführend sind – ist es viel wichtiger, Dich und Deinen Mitarbeitenden wirklich zu verstehen.
Achte auf:
Deine eigene Reaktion: Was triggert Dich und warum?
Die Perspektive des Mitarbeitenden: Welche Ängste oder Unsicherheiten könnten hinter dem Verhalten stecken?
Dein Auftreten: Ruhige, bestimmte Körpersprache und klare Worte helfen, die Situation zu deeskalieren. Wenn nötig setze klare Grenzen, damit Gespräche nicht ausufern. Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt.
3. Klärende Gespräche führen
Auch wenn es schwer fällt, ein wirksames Mittel im Umgang mit einem schwierigen Mitarbeiter ist noch immer das direkte Gespräch. Dieses hilft, um Probleme aus dem Weg zu räumen. Gehe dabei strukturiert vor:
- Beobachtung schildern (ohne Vorwürfe): „Mir ist aufgefallen, dass Du oft spät zu Meetings kommst.“
- Wirkung aufzeigen: „Das erschwert unsere Zusammenarbeit und verlangsamt Prozesse.“
- Frage stellen: „Was ist Deine Sicht darauf?“
- Lösung gemeinsam erarbeiten: „Wie können wir das in Zukunft besser gestalten?“
4. Grenzen setzen & Konsequenzen klar machen
Manche Mitarbeitende testen bewusst ihre Grenzen. Hier hilft es, klare Konsequenzen zu benennen, wenn sich kein Verhalten ändert. Wichtig dabei:
Konsequenzen müssen umsetzbar sein (z. B. Aufgabenverlagerung, Verwarnung).
Sie sollten nachvollziehbar und fair sein.
Sie müssen konsequent durchgezogen werden.
Ein klares „Ich erwarte, dass Du Dich an unsere Absprachen hältst. Andernfalls müssen wir über weitere Schritte sprechen.“ gibt dem Mitarbeitenden Orientierung.
5. Selbstfürsorge nicht vergessen
Dauerhafte Konflikte kosten Kraft. Achte darauf, nicht selbst in eine Negativspirale zu geraten. Hole Dir Unterstützung, wenn nötig. Sei es durch Sparring mit einer anderen Führungskraft oder ein Coaching.
Fazit: Führung ist Klarheit und Konsequenz
Der Umgang mit schwierigen Mitarbeitenden ist in der Tat sehr herausfordernd, aber mit den richtigen Strategien gut zu bewältigen. Kommunikation auf Augenhöhe, klare Erwartungen und ein wertschätzender, aber bestimmter Führungsstil helfen Dir, Dein Team souverän zu leiten.
Literaturempfehlung
Wenn Du weitere Impulse für den Umgang mit schwierigen Mitarbeitenden sprich gern für ein persönliches Gespräch an.
Bis dahin kann ich Dir auch folgendes Buch empfehlen:
Robert I. Sutton: Der Arschloch-Faktor. Ein unterhaltsamer, aber tiefgründiger Blick auf destruktives Verhalten am Arbeitsplatz und wie man es erfolgreich meistert.
