Besser und erfolgreich am Arbeitsplatz kommunizieren: Das solltest Du beachten!

Kommunikation am Arbeitsplatz ist das A & O.

Im Berufsalltag begegnen wir ständig Menschen und stehen mit ihnen in direkter oder indirekter Kommunikation. Ob wir wollen oder nicht. Offline, wie online – per Mail, per Telefon, in Whatts-App Gruppen, in der Kaffeeküche oder in wöchentlichen Meetings. Ständig sind wir in Kontakt mit anderen und damit unentwegt am „Senden und Empfangen“.

Im Job ist es wichtig, dass wir Informationen einholen, austauschen und weiterleiten. Ob unter Mitarbeiter:innen, mit Vorgesetzen oder im Austausch mit unseren Kund:innen. Besonders bei uns Selbstständigen, Unternehmer:innen und allgemein bei Führungskräften, ist Kommunikation ein elementarer Bestandteil der Tätigkeit und macht in etwa 80% des Berufsalltags aus. Es lohnt sich in diesem Fall besonders auf das Thema einer gelingenden Kommunikation zu schauen.

Denn, obwohl wir so viele Berührungspunkte mit anderen Personen im Job haben, sind wir uns nicht immer ganz bewusst darüber, wie wir kommunizieren. Das liegt mitunter daran, dass Kommunikation sich aus bewussten und unbewussten, z.T. intuitiven Komponenten zusammensetzt. Das bedeutet auch, dass individuelle Unterschiede darin bestehen können, was und wie wir etwas mitteilen, genauso wie wir Dinge auffassen. Dies erklärt übrigens auch, warum es am Arbeitsplatz immer wieder zu Missverständnissen, Unstimmigkeiten und Konflikten kommen kann. Schlimmstenfalls führt schlechte, ineffiziente und unreflektierte Kommunikation dazu, dass das gesamte Arbeitsklima und die Produktivität dauerhaft leidet.

Was also können wir bzw. was kann ich als Einzelperson tun, damit Kommunikation (wieder) besser gelingen kann? Was konkret gilt es umzusetzen, damit die Stimmung im Team angenehmer wird? Das Zusammentreffen mit anderen konstruktiv und respektvoll ist?

Vor allem, wie kann ich kommunizieren, damit ich meine Ziele, Vorhaben und Ideen einbringen und umsetzen kann?

Warum es sich lohnt, besser zu kommunizieren.

Zurecht könntest Du Dir jetzt denken „Warum soll ich etwas ändern? Meine Art und Weise, wie ich momentan kommuniziere, ist doch eigentlich okay. Und die Menschen, mit denen ich nicht so gern zu tun habe, gehe ich so gut es geht aus dem Weg oder vermeide unangenehme Themen anzusprechen.“

Kurzfristig betrachtet, könnte das ein durchaus verlockender Weg sein. Doch langfristig gesehen, könntest Du Dir damit so einige Vorteile im Berufsalltag verbauen. Und sehr erfolgreiche Menschen wissen, dass langfristiges Denken und Handeln einer der entscheidenden Faktoren für beruflich große Errungenschaften sind.

Ein Beispiel: Du hast den Vormittag viel gearbeitet und am Nachmittag steht weniger an, so dass die Chance besteht, eher Feierabend zu machen. Statt nach der Mittagspause noch eben einen Dir sehr unsympathischen, aber wichtigen Kunden anzurufen, um über sein negatives Feedback zu Deinem neuesten Produkt zu sprechen, entscheidest Du Dich lieber dazu, das Büro zu verlassen und Dich mit einem Freund auf einen Kaffee zu treffen. – Kurzfristig, sicherlich die angenehmere und bequemere Entscheidung. Doch langfristig verbaust Du Dir die Möglichkeit, Dich zu verbessern, unangenehme Situationen souverän(er) meistern zu können und verlierst schlimmstenfalls einen wichtigen Auftraggeber.

Dir einmal Deiner eigenen Kommunikationsstil und vielleicht auch den, Deiner Mitarbeiter:innen / Kolleg:innen anzuschauen, kann sich also lohnen.

Vorteile einer guten Kommunikationskompetenz.

Menschen, die immer wieder an ihrer Art und Weise pfeilen, wie sie mit anderen positiv in Kontakt treten und wichtige Inhalte besser vermitteln, sowie aufnehmen können, sind im Berufsalltag wesentlich erfolgreicher und zufriedener.

Und auch Dir kann es viele Vorteile verschaffen und zu mehr Erfolg im Berufsalltag verhelfen, wenn Du dazu bereit bist, an Deiner Kommunikationskompetenz zu arbeiten und zu einer konstruktiven Gesprächskultur in Deinem Unternehmen oder Team beizutragen.

Diese 5 Vorteile entstehen, wenn Du Deine kommunikativen Skills auf das nächste Level bringst:

1. Konflikte vermeiden

Wenn Du lernst klar zu kommunizieren, Deine Bedürfnisse mitzuteilen und auch Unangenehmes anzusprechen, erhöhst Du die Wahrscheinlichkeit einer konfliktarmen und harmonischeren Umgebung. Viele Konflikte am Arbeitsplatz entstehen erst dadurch, weil vieles unausgesprochen bleibt. Das sind zumeist unangenehme Dinge und Ärgernisse, hinter denen ungesehene und unerfüllte Bedürfnisse oder Wertekonflikte stehen und die zu negativen Emotionen anderen gegenüber führen können.

2. Positive Arbeitsatmosphäre fördern

Wer weiß, dass er/sie am Arbeitsplatz Unangenehmes ansprechen kann und vor Ort auch eine wirkliche Feedbackkultur vorfindet, in der konstruktive Anregungen als Chance zur Verbesserung angesehen werden, fühlt sich wohler. Insgesamt herrscht durch diese Offenheit eine deutlich bessere Arbeitsatmosphäre vor, die letztlich allen Beteiligten zugute kommt und schwelende Konflikte vermindert. Grundvoraussetzung hierfür ist natürlich, dass es einen klar vorgegeben Rahmen innerhalb des Unternehmens gibt, der ein solch offene Kommunikationskultur ermöglicht.

3.) Der Zusammenhalt wird gestärkt.

Erfolgreiche Teams zeichnen sich mitunter dadurch aus, dass die einzelnen Mitglieder darauf bedacht sind, sich gegenseitig zu unterstützen und gemeinsam an einem Strang ziehen. Je mehr sie dies tun können, umso motivierter und zufriedener sind sie. Dies kann allerdings nur gelingen, wenn es einen konstruktiven und respektvollen Austausch unter allen Beteiligten gibt und eine Führungskraft, die dies ermöglicht.

4.) Die Produktivität und Leistungsfähigkeit wird erhöht.

Wer in einem „sicheren“, wertschätzenden und konfliktarmen Umfeld arbeitet, kann nachweislich bessere Leistungen erzielen und arbeitet insgesamt wesentlich effektiver. Neurobiologisch ist dies auch einfach zu erklären. In dem Moment, in dem wir uns ängstlich, gestresst oder ärgerlich fühlen, ist unser Limbisches System, insbesondere die Amygdala und der Mandelkern (Emotionszentrum), aktiv. Kommt es zur Überstimulation, weil wir auf der Arbeit ständigem Stress, Ärgernissen oder Ängsten ausgesetzt sind, prägt sich unser Limbisches System stärker aus, zum Leidwesen anderer wichtiger Hirnstrukturen. Die Hirnregionen, die für das Lernen, Erinnern und Problemlösen zuständig sind, Hippocampus und präfrontaler Cortex, produzieren in Folge weniger Gehirnzellen.

Die Folgen: Wir können uns zunehmend schlechter erinnern, weniger fokussieren und sind nur begrenzt aufnahmefähig. Das hast Du bestimmt selbst schon des Öfteren bemerkt. Wenn Du versucht hast konzentriert bei der Arbeit zu sein, Dir jedoch z.B. das hoch angespannte Gespräch mit der Arbeitskollegin (oder Mitarbeiterin) noch im Nacken sitzt und Dir einfach keine Ruhe lässt. In diesem Falle erlebst Du die Neurobiologie im vollen Gange.

 

Die Lösung: In Momenten, in denen Du starke Angst, Stress oder Ärger verspürst, veranlasst unser Gehirn die Ausschüttung einer Kaskade von Hormonen. Diese Hormone, insbesondere Cortisol und Adrenalin, lösen im Körper einen Mechanismus aus, der bereits seit der Steinzeit tief in uns verankert ist. Wir gelangen in den sogenannten „Fight-or-Flight“ Modus. Unser Körper ist nun aktiviert, um der potentiellen Gefahr entgegenzutreten und zu kämpfen oder wegzurennen. Daher kannst Du in Momenten starker Emotionen, den Stress auch nicht einfach gedanklich beiseite schieben. Nun heißt es die körperliche Aktivierung zu lösen und zwar über Bewegung. Statt also gestresst auf Deinem PC zu starren, Dich in Gedanken zu verlieren und nicht voran zu kommen ist, stehe jetzt am besten auf. Verlasse für ein paar Momente den Raum. Du könntest z.B. einfach ein paar Schritte gehen und atmen, Kniebeugen machen, die Treppen rauf und runter laufen oder eine Runde um den Block gehen. Du wirst merken, dass sich Dein Hormonhaushalt nach der Bewegung wieder normalisiert und die Emotionen sich abschwächen.

5.) Karriere und Businesswachstum

Wenn Du eine Führungsposition anstrebst, weiter aufsteigen willst, mehr Gehalt möchtest, Dich auf eine Stelle neu bewirbst oder selbst Unternehmer:in bist, ist Kommunikation einer, der entscheidenden Faktoren für Deinen Erfolg oder Misserfolg.

Personaler:innen und Arbeitgeber:innen achten insbesondere bei Bewerbungsgesprächen, sowie bei angehenden oder bestehenden Führungskräften auf eine positive und überzeugende Kommunikationskompetenz. Das macht auch Sinn. Du erinnerst Dich? 80 % der Tätigkeit einer Führungskraft macht das Kommunizieren aus. Gemäß dem Statement: Wer kommuniziert führt!

Solo- und Multipreneure, die sich erfolgreich am Markt positionieren wollen, müssen dafür sorgen, zum einem das Überleben des Unternehmens dauerhaft sichern und zum anderen nach Möglichkeiten für weiteres Wachstum Ausschau zu halten. Um überhaupt in der Business Welt bestehen zu können, braucht es u.a. ein strategisches Marketing, das mit einer passgenauen Ansprache der Zielkundschaft einhergeht. Zudem macht es ein Finden und Etablieren entsprechender Kommunikationsmittel und -wege erforderlich, das bestenfalls auf einem konstruktiven Kommunikationsmanagement fußt.

Die Ebenen der Kommunikation.

Wenn wir also wissen, dass Kommunikation als Gamechanger in unseren beruflichen und privaten Beziehungen wirkt, stellt sich uns die Frage, wie sie denn gelingen kann? Bzw. warum sie so oft nicht gelingt?

Der Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick sagte es bereits treffend „Man kann nicht, nicht kommunizieren.“ Und wie recht er damit hat. Wir alle kommunizieren bzw. „senden und empfangen“ auf unterschiedlichen Wegen, verbal und nonverbal.  Das macht es ja mitunter so kompliziert, gerade im beruflichen Kontext.

Verbale Kommunikation: Die verbale Kommunikation umfasst das Gesagte, den Inhalt. Also das, was der/die Sender:in an Informationen an das Gegenüber vermittelt. Z.B. Wenn die Projektleiterin den Zeitraum für das nächst anstehende Projekt verkündigt.

 

Nonverbale Kommunikation: Darunter verstehen wir Mimik, Gestik, Körpersprache, Stimme, Ton, Sprechweise und Bewegungen. Mithilfe unseres gesamten Körpers drücken wir uns aus und erzeugen einen Eindruck beim Gegenüber. Besonders bei Politiker:innen ist es eindrücklich zu sehen, wie sie ihre Körpersprache nutzten, um Sicherheit, Souveränität oder gar Überlegenheit zu suggerieren (Beisp..: Angela Merkels Finger zum Dreieck vor ihrem Körper geformt.)

Eines solltest Du Dir bewusst machen. In Gesprächen kombinieren und interpretieren wir, zumeist unbewusst, fortlaufend den Inhalt und die Form des Gesagten in Verbindung mit der dazugehörigen Körpersprache. Dies machen wir, um uns ein Urteil über unser Gegenüber zu bilden und zu schauen, ob sich hinter dem Inhalt Unstimmigkeiten, Widersprüche oder Unwahrheiten verbergen. Du machst Du, genauso wie Dein:e Gesprächspartner:in.

Diesen Fakt, kann man sich zum Vor- oder Nachteil machen.

Ein Beispiel:

Wenn ein Projektleiter seinem Chef in den Glauben lassen will, dass alles gut voran gehe, obwohl es eigentlich viele Spannungen im Team gibt, dabei jedoch nervös an seiner Kleidung spielt, den Blick absenkt und mit leiser Stimme vorträgt, wird er wenig überzeugend wirken.
Wenn hingegen der Projektleiter aufrecht stehen, den Blickkontakt halten und mit fester Stimmt sprechen würde, würde der Inhalt viel glaubwürdiger im Gespräch rüber kommen.

Das bedeutet, Du kannst Einfluss darauf nehmen, wie andere Dich wahrnehmen. Besonders im beruflichen Kontext kann dies wichtig sein. Wenn Du z.B. bei einem Kundenkontakt überzeugen willst, einen guten Eindruck im Bewerbungsgespräch hinterlassen willst oder als Führungskraft in Deinem Team ernst genommen werden möchtest.

Erfolgreich und überzeugend kommunizieren.

Souverän, selbstbewusst und als Respektperson auftreten. Das wünschen sich viele, vielleicht auch Du?

Weil Dich Kund:innen, Mitarbeiter:innen, Kolleg:innen oder Vorgesetzte nicht ernst nehmen? Du Dich nicht durchsetzen kannst? Deine Ziele und Vorhaben, kein Gehör finden? Oder Du vielleicht sogar despektierlich behandelt wirst?

Dann kann es sich jetzt für Dich lohnen, einmal genauer hinzuschauen. Du kannst maßgeblich dazu beitragen, als sympathisch, überzeugend und entschlossen wahrgenommen zu werden.

Dafür helfen Dir die untenstehenden Fragen, mit denen Du Dich reflektieren kannst:

• Körperhaltung: Wie trittst Du anderen gegenüber? Wie ist Deine Körperhaltung und was signalisiert sie? Bist Du aufrecht und zeigst Selbstbewusstsein? Oder machst Du Dich klein und beziehst eine unterlegene Position? Bist Du ruhig, nervös oder angespannt? Ist Deine Körperhaltung offen oder zeigst Du verschränkte Arme/Beine?
• Stimme und Tonfall: Wie sprichst Du? Wahrnehmbar, leise, holprig oder klar? Schnell oder langsam, mit Sprechpausen? Mit piepsiger oder angenehmer Stimme?
• Wortwahl: Welche Worte benutzt Du? Nutzt Du klare Worte oder eher Aussage-schmälernde Worte, wie „vielleicht“, „gegebenfalls“ oder „ein bisschen“? Sprichst Du eher branchenspezifisch, nutzt Du Fremdworte oder eher Alltagssprache? Bedienst Du Dich der Füllwörter wie „Ähh“, „Ähm“ oder „Genau“?

Als Anregung:

Achte doch mal beim nächsten Gespräch, das Du führst, was für eine Haltung Du einnimmst und welchen Tonfall Du an den Tag legst. Wie trittst Du Kolleg:innen, Mitarbeiter:innen, Vorgesetzten und/oder Kund:innen gegenüber. Passt der Inhalt zur Form?

Mit diesen 11 Tipps gelingt es Dir, zur charismatischen Respektperson zu werden:

• Kommuniziere klar und einfach, statt drumherum oder zu kompliziert zu reden.
• Nimm eine aufrechte und offene Körperhaltung ein. Vermeide es Deine Arme und Beine zu überkreuzen oder zu verschränken, dies wirkt abweisend und unsicher.
• Halte den Augenkontakt, lächle und entspannte Dein Gesicht. Das wirkt gleich freundlicher, sympathischer und selbstbewusster.
• Wähle eine angenehme Sprachmelodie und ein moderates Sprechtempo. Lege bewusst Sprechpausen ein, um das Gesagte wirken zu lassen.
• Sei freundlich, offen und sprich auf Augenhöhe. Egal, wie der andere auf Dich zugeht. Bleibe respektvoll und höflich, außer das Gegenüber wird ausfallend, dann setze eine klare Grenze und weiß ihn/sie auf das unakzeptable Verhalten hin.
• Bleibe interessiert. Tritt anderen mit einem offenen Geist gegenüber und lasse Dich nicht von allzu schnell einschießenden Vorurteilen einnehmen. Stelle Fragen und bekunde so Dein Interesse an Deinem Gegenüber. Das macht Dich sympathisch.
• Höre zu. Statt Dich in Monologen, unsicherem „zu-viel-reden“ oder „ich-will-den-anderen-unbedingt-überzeugen“ Verkaufsgesprächen zu verlieren, beginne zuzuhören.
• Vermeide es, den anderen zu unterbrechen. Dies wirkt unhöflich und ungeduldig.
• Beharre nicht auf Dein Recht. Stehe zu Deiner Meinung, zeige dabei gleichzeitig, dass Du offen bist für andere Meinungen und diese auch wirklich respektierst.
• Gestehe Dir Fehler ein, auch vor anderen. Zeige, wie Du mit Fehlern umgehst, aus ihnen lernst und konstruktiv voran gehst. Das zeugt von Selbstbewusstsein.
• Reflektiere Dich regelmäßig. Halte beizeiten immer wieder inne und analysiere, wie Du mit anderen kommunizierst. Was läuft gut und was kann noch verbessert werden? An welchen Stellen kannst Du Dir Feedback einholen und wie kannst Du es für Dich nutzen? Besonders, wenn Du in einem Team arbeitest oder es anleitest, solltest Du regelmäßig Feedbackgespräche führen.

 

EXTRA: Tipps für eine gelungene Kommunikation und Feedbackgespräche im Unternehmen.

Um eine konstruktive Zusammenarbeit in einem Team zu fördern und als Führungskraft entschlossen und respektvoll zu führen, eignet sich besonders das Durchführen von Feedbackgesprächen.

Feedbackgespräche und Grundlagen einer erfolgreicheren Kommunikation:

• Feedbackgespräche sollten regelmäßig durchgeführt werden. (Gern auch mehr als 1x im Jahr. Im Team je nach Projekt definitiv öfter, als mit einzelnen Personen. Mit Einzelpersonen können eher Zielgespräche und dann auch quartalsmäßig durchgeführt werden).
• Feedbackgespräche sollten es ermöglichen, dass auch Unangenehmes angesprochen werden kann, ohne dass dies negative Konsequenzen für die Person zufolge hat, die es einbringt.
• Das Feedback sollte konstruktiv sein und Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen.
• Das Feedback sollte allgemein respektvoll vermittelt werden, keine Verallgemeinerungen beinhalten und als „Ich-Botschaft“ formuliert sein. („Mir ist aufgefallen, dass…“, „Ich habe wahrgenommen, dass…“)
• Negatives Feedback sollte zwischen zwei positiven Äußerungen verpackt werden.
• Das Feedback sollte sich auf aktuelle Ereignisse beziehen.
• Auch das Annehmen eines Feedbacks will gekonnt sein. (Sich nicht angegriffen zu fühlen; wirklich zuhören; überlegen, welche Punkte man annehmen will; in Ruhe auf sich wirken lassen, ohne voreilig aus der Emotion zu antworten).

Was gelungenes Feedback und Kommunikation in Teams angeht, gilt es noch eine Reihe an weiteren wichtigen Punkten zu beachten. Diese Kenntnisse können über Trainings oder Workshops erworben werden, wie ich sie in Firmen, Teams und Führungskräftetrainings anbiete. Von der Überzeugungskraft, Moderation, Streitschlichtung bis hin zur gelungenen (Unternehmens-) Präsentation. Dazu willst Du mehr erfahren? Dann nimm jetzt mit mir Kontakt auf!